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La mejora continua en la organización

Las Organizaciones siempre están buscando su mejora continua e implementando metodologías para su consecución. Si se busca en internet “herramientas para la mejora continua” aparecerán numerosos métodos, la mayoría de los cuales están diseñados para implementar mejoras en áreas específicas de la Organización. Sin embargo, si lo que se pretende es implantar la mejora continua en toda la Organización y sus procesos, la herramienta más potente son los Sistemas de Gestión, cuyo diseño se basa en el ciclo de Deming de:

  • Planificar: lo que se quiere conseguir, con qué recursos y cómo. 
  • Hacer: lo planificado.
  • Chequear: que se realiza lo planificado, analizando si se han alcanzado los objetivos previstos.
  • Actuar: en base a los resultados del análisis del punto anterior. Es decir, retroalimentarse de la información obtenida para identificar puntos de mejora que se utilicen para una nueva planificación.

Existen multitud de normas de Sistemas de Gestión de: calidad, medioambiental, seguridad y salud en el trabajo, eficiencia energética, riesgos, activos, innovación, inocuidad de los alimentos, etc., todas con base en el ciclo de Deming y que siguen una estructura de alto nivel cuyo esqueleto siempre contiene aspectos comunes tales como: contexto de la organización, liderazgo, planificación, comunicación, recursos, evaluación del desempeño, etc., lo que permite su total integración. 

Pero la clave del éxito en la implantación de estos Sistemas de Gestión para la mejora continua es que estén cimentados en la gestión y la cultura definida por la Dirección, es decir, que sean las normas las que se adapten a la empresa y no la empresa a las normas. Si este aspecto clave no se cumple, los sistemas serán una carga de trabajo para la Organización, no se incorporarán a la operativa de la empresa y no aportarán valor. Por el contrario, si estos sistemas se basan en la estrategia de la compañía y se diseñan en consonancia con el Control de Gestión de la empresa la sinergia es total.

Esta sinergia que buscamos con los sistemas ya establecidos en la empresa no evita, sin embargo, que en toda implantación de un Sistema de Gestión (basado en cualquiera de las normas existentes) no haya que incorporar algunas nuevas prácticas no establecidas en la Organización, pero que son imprescindibles si buscamos una gestión eficiente y eficaz. Todos los requisitos de los Sistemas de Gestión tienen su cometido para la consecución de la mejora continua.

Pongamos como ejemplo la identificación de requisitos legales aplicables a la empresa. Difícilmente una empresa que no haya apostado por la implantación de una norma de gestión lo tiene establecido, pero toda Dirección debería conocer y establecer los mecanismos para cumplir con la reglamentación aplicable ya que, entre otras cosas, se puede exponer a sanciones administrativas, alguna con consecuencias serias para la empresa. Como es sabido “ignorantia juris non excusat”, que es el principio de Derecho que indica que el desconocimiento o ignorancia de la ley no sirve de excusa para su cumplimiento.

Cuando no está implantado un determinado requisito en la gestión de la empresa se puede caer en el grave error de, en vez de estudiar la idiosincrasia de la empresa y buscar una metodología sencilla que se adapte a la misma, adoptar sistemáticas estándar para dar cumplimiento a las normas. En estos casos hay dos alternativas:

  • Opción A: dedicar un tiempo inicial para analizar cómo implementar un sistema de trabajo operativo para la empresa que no implique destinar posteriormente más que los recursos imprescindibles.
  • Opción B: no perder tiempo de análisis inicial adoptando una sistemática estándar a la que, posteriormente y de forma continuada, se tendrá que dedicar mayor número de recursos.

Obviamente la opción A es la correcta, pero no es inusual ver la opción B ¿cuántas empresas tienen, por ejemplo, implantados sistemas de recogida de datos inoperativos a los que dedican tiempo (y dinero ya que consumen recursos) que no aportan valor a la Organización? En muchas ocasiones se menciona que las normas incrementan la burocracia en las empresas, cuando la burocracia viene de la forma en que han sido implantadas, no del espíritu de los requisitos en sí.

Para poder tener esta visión integradora de toda la Organización al objeto de que los Sistemas de Gestión estén en consonancia con la estrategia y cultura de la empresa, buscando además su simplificación y practicidad, es cuando la figura del Interim Manager, profesional con amplia experiencia en gestión y que sabe lo que una Dirección necesita, puede ayudar a las compañías a configurar dichos sistemas aunando todas las sinergias.

 

Firma: Amaya Echevarria Moreno (Interim Manager Servitalent)